Les dirigeants de PME ou TPE utilise souvent les rapports produits par leurs experts comptables pour piloter leur activité. Mais ces rapports n'ont pas cette vocation. Il permettent certainement d'avoir une visibilité sur les résultats de l'entreprise mais la fréquence de génération de ceux ci et leur complexité de lecture ne permettent pas une réactivité suffisante. Alors, quel rapport pour quel suivi ?
Les indicateurs
La première étape consiste à définir les indicateurs clés qui permettront un suivi au plus près de votre activité. Même si a priori, le chiffre d'affaire global semble un bon indicateur, il ne permet pas de mesurer la rentabilité et reste donc insuffisant. Il faut également faire attention à ne pas en définir un trop grand nombre : l'abus d'indicateurs rend les rapports illisible et en fin de compte inefficace. Dans la mesure du possible, il faut se limiter à une dizaine d'indicateurs, et essayer d'élaborer des rapports à étages pour atteindre la granularité souhaitée.
Le rapport
Il doit être simple pour pouvoir être mis à jour rapidement et permettre d'un simple regard de détecter toute anomalie dans le déroulement de votre activité. Un tableau de valeur est important mais il doit être accompagné de graphique (courbes, secteurs, radar,...) . Il doit vous offrir la possibilité :
- D'avoir une vision claire des résultats passés et présent
- De vous projeter dans un futur proche en vous aidant à prendre des décisions sur des actions urgentes à entreprendre
- De zoomer sur un point précis si nécessaire
La conception d'un rapport dépend en majeure partie du format des données dont vous disposez pour l'alimenter, l'idéal étant bien entendu de disposer d'un CRM et donc d'une base de données facilement exploitable. Ce dernier permet en général, de fournir des rapports d'une granularité extrêmement fine, à la fréquence souhaitée sans disposer d'une ressource dédiée à son élaboration (automatisable).
Le pilotage
Les indicateurs clés correctement définis et les rapports ad'hoc réalisés vous pouvez désormais répondre aux questions que vous vous posez chaque jour en tant que dirigeant :
- Que s'est-il passé ?
- Que se passe t'il ?
- Pourquoi cela s'est il passé ainsi ?
- Que va t'il se passer ?
- Comment je souhaite que cela se passe ?
Les réponses à ces questions doivent vous permettre de piloter au plus près votre activité et de prendre les bonnes décisions au bon moment ! La B I est donc l'art d'exploiter au mieux les données et informations disponibles pour vous permettre d'analyser les évènements passés et présents afin d'orienter au mieux l'avenir de votre entreprise.
Hiryo BTP
